为国际非政府组织定制的基于云的财务管理和整合报告联机分析处理(OLAP)

Aide et Action International 是一个关注让所有人都能够接受有质量教育的非政府组织。总部设在日内瓦(瑞士), 这个组织有超过1000名员工, 并且在全球范围内有120个项目。为了提升财务信息的质量和透明度,并提高财务部门的工作效率,Aide et Action部署了一个基于云的ERP5配置,用于覆盖综合及分析会计管理,并对位于22个国家的30个不同的单位进行预算管理。
  • Last Update:2015-03-13
  • Version:001
  • Language:zh

Aide et Action International 是一个关注让所有人都能够接受有质量教育的非政府组织。总部设在日内瓦(瑞士), 这个组织有超过1000名员工, 并且在全球范围内有120个项目。

由于Aide et Action International 的高级管理层力求创建卓越的财务管理系统,这个组织自2009年就启动了一个以提高其财务信息的质量和透明度,并提升财务部门工作效率为目的的重要项目。这个项目主要是关于部署覆盖了综合及解析财务,并对全球24个国家的30所不同的实体进行预算管理的云基础ERP5配置。

公司简介
名称 Aide et Action International 员工 >1000人
社会形态 NGO (非政府组织) 站点 全球24个国家内的30所站点
创建日期 1981 网站 www.aide-et-action.org

30年的全球增长

1981年创立于法国, Aide et Action 开展了为24个国家的5,000,000名孩子提供有质量教育的活动。在2007年底,为了配合组织规模的增长,Aide et Action调整组织内部结构, 创建了Aide et Action International, 一个新总部负责该NGO的管理。 这次重组意味着该NGO需要更集中化却又灵活的财务系统来管理各区域实体之间的新关系,从而满足新的需求并提升财务人员的工作效率。

在应用ERP5之前,30个区域的实体使用的都是他们自己独立的财务系统(大部分是Sage软件)。预算管理主要是基于每个区域阶段性地更新电子表格。 经理们缺少一个统一的报告去更进每天的预算执行情况,整合一个统一的国际财务报表更是一个漫长,繁琐而且反复的过程。

ERP5的实施来满足大型NGO的需求

项目关键词
参与方 Nexedi 和 Amarexia 建立模型用时 1个月
部署模块 ERP5 财务 & ERP5 预算 试点国家部署用时 6个月
用户数量 50名会计 全球部署用时 1年半

Aide et Action从AMAREXIA购买了咨询服务以帮助NGO规范化其商务需求并选择正确的IT解决方案。将ERP5和其他的非自由ERP或财务软件包进行比较后,ERP5被选做唯一可以满足这个机构复杂财务要求的SaaS模式的解决方案,表现在对一些特殊需求上的超强适应能力及其附加ERP模块的高度扩展能力。

根据Jean Bruma, Amarexia的咨询专家所说 : “ERP5迅速被认定为一个高灵活度,能够满足Aide et Action所有要求并且经济实惠的解决方案。它彻底迎合了Aide et Action的IT云进化步伐。”

项目的实施以Nexedi引导的为期一个月的建模阶段开始,演示了ERP5将如何满足Aide et Action财务管理的需求。这个初始步骤大大降低了项目失败的风险因为所有的项目成员都可以迅速地了解这个软件是如何覆盖所有像预算定义,整合预算的追踪等重要特点的。

项目实施接下来的步骤就是为4个试点国家准备ERP5配置,在2010年的时候,帮助他们有效的运用ERP5管理财务和预算。

在试点国家ERP5部署成功的基石上,加上Nexedi提供的报告整合的附加功能,除了计划在2012年部署ERP5财务系统的南亚国家(印度,尼泊尔和斯里兰卡)以外,ERP5的使用在2011年延伸覆盖了Aide et Action全球所有区域的站点。

实时跟新整合报告状态的挑战

管理24个国家不同站点的财务需要能够遵守不同国家或本地规定,并适应不同的"金融文化"。ERP5财务管理是基于一个唯一共享账户组的理念,唯一共享账户组指的是每个单独的账户都可以被连接到多个国家的会计科目表。  Aide et Action 于是可以通过为不同地区提供不同的财务界面,为每一个国家生成标有本地货币并遵守本地法律法规的财务报告来促进所有的站点使用统一的财务系统。

从分析的角度来看,Aide et Action的每笔财务交易都必须整合4个不同的方面:该单位的区域(或国家), 牵涉到的项目, 相关的商务活动以及经费。

这是来自Aide et Action柬埔寨相关电子对账单的采购发票交易的例子。

它显示了所分析的信息(经费,活动和项目)是如何被挂钩到总帐账户信息上的。

NGO必须给他的资助者提供一个相当复杂的报告以说明资金的使用情况。Nexedi将ERP5和Jedox PALO OLAP引擎对接, 给Aide et Action的会计及财务人员提供了设计和制作不同类型预算报告的选择性。

依照Aide et Action的财务负责人所说 : “ERP5和Jedox PALO的整合协助我们使用Excel设计并制作预算报告。由于ERP5和PALO的自动同步功能,我们可以及时的跟新整合的预算状况。“

这个Jedox Palo Modeler界面展示了OLAP cube中为Aide et Action配置的可用范围列表。

这里Group Dimension中定义了Aide et Action International 结构的等级式内容表现了:"马里" 这个国家是"西非"组的一部分,"西非" 组是"非洲" 组的一部分, "非洲"组是"Aide et Action International"的一部分。

ERP5中一个对Aide et Action的常规报告质量有重要影响的关键创新是: 可以处理所谓的"内部财务交易",用以同步在企业内部交易中涉及到的两个单位的财务信息。一个独立的内部交易,由两个单位共同审核,例如允许在同一时间记录一笔销售(对其中一方),而相对另一方则是作为采购来记录。 “ERP5“内部交易工作流程“解决了共同合作实体的财务交叉审核的操作问题。从而节约了我们许多的时间!” Aide et Action地区财务经理如是说。

这里是Aide et Action 西非和塞内加尔之间的一笔内部财务交易例子。

其目的是内部用电成本的重新分配。这单笔交易既属于Aide et Action西非的财务记录的一部分也属于塞内加尔财务记录的一部分。

应变管理是成功的关键因素

在一个像Aide et Action International这样的大型且分散的企业部署一个中央财务管理应用需要安排一组优秀的团队管理变化。这整个项目以2个关键原则为基础:在项目初期就让会计们参与到其中并逐步验证这个新方法的有效性。所以,Aide et Action 项目小组由来自组织里不同级别(国际的,地域的,国家的和项目的)的会计和财务经理组成,整个部署计划被分成三个重大阶段:

  • 在项目初期,用一个已通过验证的应用模型向项目小组成员解释并证明ERP5解决方案是如何工作的以及其高效性。
  • 由4个试点国家组成的小组在6 个月内成功使用了这个新财务应用,证明了迁移至新系统并用该系统管理试点站点的预算及财务的可能性。
  • 为了分享试点国家的经验并保证用户能够得到完整的新应用培训,熟悉新的规则并做"最优化的练习" 同时介绍ERP5的部署,我们在全球部署阶段向所有国家的会计提供了一个为期2周的密集培训项目。

使用新应用的第一年需要来自地区及国际的财务经理投入许多精力管理日常跟进情况及系统的使用状态,执行最佳实践并管理商务流程的变化。

互联网的访问质量会限制以云为基础的IT战略

Aide et Action International 已经建立了他们自己基于云的新IT系统而且大部分的应用都在使用的SaaS模型。在许多国家部署这个新ERP5财务应用时,我们发现每个国家的互联网访问质量大相径庭。所以,在某些地方,ERP5的反应时间可以非常迅速,但在其他地方却可能需要非常久。有些互联网的访问质量也非常不稳定,其稳定性的变化取决于一天中的具体时段或一周内的具体星期。因为无法分解URLs,一些国家域名系统管理(DNS management)差强人意的质量也会时不时影响访问中央服务器的活动效率。有趣的是,用户对浏览器的选择可以极大程度的影响工作性能,感谢Opera 网络浏览器的 "turbo" 模型,使这个财务应用的使用更加流畅和迅速。

对于Aide et Action的一些主要办公处,互联网的访问合同,本地网络的重组和使用"正确的"浏览器的组合调整,可以让不同地区的人在使用系统时都感到便捷和舒适。访问时长的差异也被限制在最快的和最慢的连接范围内。

下一步是覆盖核心业务

ERP5对全球财务管理的成功部署启动了第二个覆盖核心业务管理的项目。ERP5广泛的功能覆盖使 Aide et Action International 可以延伸其ERP5的配置,来管理在NGO的注册,捐赠(支付)和相关的财政收据,与捐赠者的关系(CRM)和接收赞助的学生。

通过整合财务管理到核心业务流程,ERP5达到了定制ERP来满足像Aide et Action International 这样大型NGO管理要求的目的。

经验总结
  • 不要低估应变管理的作用,特别是针对大型的,国际化的分散式组织机构。
  • 将ERP5对接到Jedox PALO(ERP使用OLAP引擎)是一个可以使终端用户自行设计复杂的综合财务报告的有效方法。
  • 为了减少ERP项目失败的风险,应该从建立一个以企业关键流程为目标的小模型开始。
  • 让一个国际组织的所有地区都使用同一套财务系统并遵从本地的法律法规和习惯是完全有可能的。
  • ERP5里内部财务交易的使用自动同步了不同站点之间共同完成的财务交易并预防了信息的不一致性。
  • 在实施一个基于云的IT战略时要注意网络访问的质量。