Les systèmes de gestion électronique documentaire (GED) présentent un grand avantage pour les entreprises qui en possèdent un. Pourtant, la part des entreprises ayant déjà fait le choix d'installer un tel logiciel est assez faible -notamment chez les PME et TPE.
Afin de mieux visualiser les différents avantages que peut apporter un système de gestion documentaire, nous avons décider d'effectuer une liste. Elle ne prétend pas être exhaustive mais permet en quelques points de réaliser toute l'utilité d'un système GED. Avec le système de gestion documentaire :
- le temps de recherche d'un document est réduit : au lieu de chercher dans plusieurs bureaux ou placards, le moteur de recherche du logiciel GED retrouve quasi-instantanément le document recherché.
- le temps de classement des documents baisse considérablement : il suffit de lui donner un nom adéquat et de le classer dans le fichier auquel il se rapporte.
- un gain de place est réalisé dans les locaux de l'entreprise : cet avantage est lié au fait que les documents sont numérisés.
- une meilleure organisation est mise en place : grâce à un meilleur rangement et à la possiblité d'accèder facilement aux documents, le travail est plus organisé.
- les documents gagnent en traçabilité : la perte totale de certaines données est beaucoup moins probable (attention cependant à effectuer régulièrement des sauvegardes).
- les documents ont une meilleure visibilité : le logiciel GED devient comme une bibliothèque où chaque document est visible, rangé de manière systèmatique et toujours à sa place. De plus, plusieurs collaborateurs peuvent instantanément consulter le même document .
Même si le retour sur investissement (ROI) du sytème GED est difficile à calculer de manière précise puisqu'il touche à l'immatériel, tous ces petits gains additionnés améliorent grandement la productivité.
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